La digitalización de los documentos es un proceso que cada vez más empresas están incorporando, por ello Xerox agrega a su oferta la solución “Automatización de pago a proveedores”, la cual tiene como propósito regular el proceso de liquidación de pasivos en las etapas de recepción, validación y fiscalización para incrementar la productividad y evitar pérdidas de tiempo. En este sentido, Juan Luis Rodríguez, gerente de Soluciones de la marca, explica que hoy en día existe una gran demanda de ofertas para optimizar los procesos de las compañías en diversos sectores, pero, sobre todo, que se integren con sistemas contables y trabajen en el flujo de pago de proveedores, en el monitoreo y en la consulta de información. Así, si una empresa presenta un aumento en el número de sus facturas y se deben procesar a diario, esto no sólo se trata de un trabajo en el cual se pierde mucho tiempo, sino que también puede generar otros problemas, como la falta de atención en el procedimiento, lo cual acarrearía un problema de retraso de pagos o que éstos sean incorrectos, pérdidas en descuentos, entre otros. De esta forma, por medio de “Automatización de pago a proveedores” se selecciona, se incluye razón social y una contraseña pactada con anterioridad, se escoge el documento e ingresan los datos solicitados por el sistema, e inmediatamente la factura es enviada al sistema para incluirse en una base de datos, esto con ayuda de una multifuncional de la marca, la cual tiene un ícono llamado “Proveedores”. El directivo menciona que la toma electrónica de datos y la distribución de forma inteligente para la administración es una ventaja para todos aquellos negocios con el requerimiento de jerarquizar los datos que van ingresando a su compañía; además, se reporta a las áreas interesadas para facilitarles llevar un control, pues una vez digitalizada la factura se incorpora al flujo de trabajo. Finalmente, indica el directivo, una de las ventajas de esta solución es la posibilidad de asignar roles y responsabilidades a cada persona involucrada en el proceso, por lo cual la información estará más controlada, pues la primera actividad será hecha por el recepcionista; la validación, justificación y rechazo estará a cargo de un asistente financiero; mientras la aprobación será por parte del proveedor.