La Movilidad y la Nube están transformado los espacios de trabajo. Cada día se incrementa la demanda de soluciones basadas en la Nube por parte de organizaciones de todos tamaños y sectores. Esto, sumado al creciente aumento en la utilización de los dispositivos móviles, así como el incremento de datos no estructurados y el aumento de contenidos que generan las redes sociales, crea nuevos desafíos que los CIO deben enfrentar para eficientar sus procesos y proteger la información de las empresas.
En este sentido, Xerox ha dirigido sus esfuerzos para apoyar a las organizaciones mediante una plataforma de soluciones para el manejo de la información, tales como la tecnología MPS Next Generation, que proporciona a las compañías herramientas para reducir costos, incrementar la productividad, seguridad y movilidad en sus procesos; todo desde una perspectiva sustentable y de respeto al medio ambiente.
Algunas cifras relevantes que la firma tecnológica ha detectado en términos de ahorros de energía y de recursos:
4200 páginas en promedio podrían ahorrarse por empleado usando impresiones por ambos lados;
Las empresas gastan alrededor del 2% de sus ingresos totales anuales en impresiones;
Un trabajador promedio puede llegar a pasar hasta el 70% del día procesando información, tal como documentos y comunicaciones;
Una impresora multifuncional utiliza aproximadamente 50% menos energía el consumo anual combinado de productos individuales que reemplaza;
Al utilizar tecnologías de escaneo de un solo paso y escaneo por LED, se reduce el uso de energía eléctrica en la digitalización de documentos;
Los dispositivos que cumplen con norma son programas para la protección del medio ambiente, son 40% más eficientes en el uso de la energía;
Es posible evitar hasta el 90% menos de residuos al utilizar la tinta sólida de Xerox, en comparación con las impresoras láser convencionales;
Solo una de cada cuatro empresas cuenta con una estrategia de impresión verde;
Ante este escenario, la empresa ha establecido tres fases para apoyar a las organizaciones en su estrategias tecnológicas:
La primera fase está destinada a evaluar y optimizar los flujos de trabajo y los elementos involucrados en éste, con lo cual se ha logrado reducir hasta en un 25% la cantidad de equipos presentes en los centros de servicio y corporativos.
La segunda fase se sustenta en la implementación de las soluciones. Gracias a una alianza con Cisco y McAfee, se puede proveer seguridad y protección de datos en el manejo de información, de tal manera que la base de datos de clientes, los reportes financieros y demás información sensible, estará protegida en todo momento a través de la implementación de códigos de autentificación y autorización, así como modelos personalizados de configuración de impresión, lo cual evitará que exista una fuga de información.
En términos de seguridad, Xerox ha detectado que:
El valor del mercado global de seguridad en el 2012 fue de 15,000 millones de dólares;
Cada tres minutos se detecta una nueva amenaza de malware
40% de los ataques dirigidos a la seguridad ocurrieron en empresas de menos de 250 empleados
51% de los trabajadores imprimen, escanean o copian información confidencial;
78% de los trabajadores evita proteger sus archivos con alguna contraseña;
Casi dos terceras partes de los trabajadores en Estados Unidos nunca o rara vez se preocupa por la seguridad de la información confidencial;
61% de las compañías no cuenta con una persona dedicada a la seguridad de la información;
64% de documentos confidenciales son impresos en las organizaciones;
La tercera fase se enfoca en la automatización y simplificación de los flujos de trabajo. Ha sido diseñada para aplicar de manera efectiva un modelo en el que se tome en cuenta el análisis generado en la primera etapa para cumplir con los objetivos específicos de cada cliente. Así, procesos como el de administración de nómina serán más fluidos y facilitarán los flujos de trabajo, así como la generación de estados de cuenta y la organización del envío de los mismos.
¿Qué ha pasado con la tendencia ‘Paperless’?
A pesar de ser un elemento fundamental que todas las empresas deberían adoptar, la realidad muestra que los esfuerzos no están siendo lo suficientemente efectivos para alcanzar las metas deseadas. Una muestra de ello es que:
Las empresas consumen 40% más papel aún cuando han adoptado al 100% el uso del correo electrónico; Se calcula que existen más de 4 billones de documentos en papel en Estados Unidos y el número crece 21% cada año;
El porcentaje de los trabajadores que necesitan imprimir contenidos digitales es tres veces más grande que aquellos que evitan imprimir;
En el marco del evento denominado Xerox Open House, la empresa presentó toda la oferta de soluciones para el mercado empresarial. En relación a soluciones de movilidad, Israel López, Gerente de Producto de Xerox Mexicana, describió los beneficios de la solución Xerox Mobile Print, un sistema de impresión móvil que corre a través de la Nube e infraestructura de Xerox, destinado a los empleados que no se encuentren físicamente en el lugar de trabajo y que, en consecuencia, no tienen a la mano un equipo de impresión. Utilizando el sistema de geolocalización del aparato y mediante una aplicación instalada en el teléfono móvil, el usuario podrá elegir un equipo de impresión, mandar el trabajo requerido a impresión, y una vez que se encuentre frente a la impresora podrá obtenerlo mediante una contraseña.
Entre los principales beneficios y soluciones que Xerox ofrece al sector de telecomunicaciones, se encuentran:
Estados de cuenta de clientes
Eficiencia al facturar
Protección de datos de clientes
Organización de flujos de trabajo listo para el envío de estados de cuenta a clientes
Proceso de digitalización y captura
Digitalización y captura automática de reportes y documentos internos desde el MPF
Adición de documentos tenemos clientes con captura manual desde el MPF
Revisión y carga de información en línea por medio de dispositivos móviles
Beneficios principales
Productividad mejorada, ya que toda la información esta disponible en línea, lo que permite que los empleados accedan, visualicen e impriman la información necesaria;
Minimización del error humano con un control de versión mejorada, ya que sólo estarán disponibles los formularios actuales para su consulta;
Movilidad por medio de los dispositivos móviles para la consulta e impresión de estados de cuenta, facturas, reportes financieros, etc;
Liberación despacio valioso en el escritorio y en los lugares de almacenamiento.