La digitalización ofrece numerosos beneficios que van más allá de salvaguardar documentos impresos para reducir espacios. Actualmente, las empresas están generando mayor cantidad de información interna, por lo que es importante procesarla de manera rápida y segura para construir un espacio virtual entre los gestores de datos. A continuación, te presentamos algunas ventajas que tiene implementar este proceso en áreas que manejan cantidades considerables de papel.
Eficiencia
Contrataciones, generación de facturas y declaraciones, son algunos procesos basados en papel y que por su propia naturaleza en ocasiones se vuelven lentos, tediosos y propensos a errores. Al implementar un sistema de digitalización, los colaboradores tienen la opción de colocar estos archivos en un espacio virtual para buscar de manera ágil y precisa, datos sobre algún empleado sin echarse un clavado sobre una pila de papel. Todo esto se traduce en un control y gobernanza de datos para una mejor toma de decisiones.
Análisis de Datos
Ninguna empresa escapa de la elaboración y análisis de métricas para evaluar los resultados durante el año. En ocasiones mucha de la información con la que se cuenta está en formato impreso, por lo que es necesario invertir en tiempo y esfuerzo humano para capturar o transcribir en algún programa computacional. Con esta tecnología, podemos transformar lo físico al formato digital y extraer del papel datos, que pueden ser útiles para la toma de decisiones al momento de crecer un negocio.
Seguridad
El papel resulta por su propia naturaleza, inseguro y poco resistente ante el paso del tiempo. En cualquier empresa un documento físico con información confidencial puede acabar en manos de cualquiera. Mantener esos datos digitalmente supone un control superior sobre quién puede acceder y compartir datos, además de que nos sirve ante procesos de auditoría completa, en la que podemos mostrar la cadena de custodia del documento durante todo su ciclo de vida.
Comunicación interna
El salto al mundo de la digitalización nos garantiza una comunicación sólida entre los colaboradores El tener documentos escaneados propicia un espacio en el que los grupos de trabajo están conectados para el envío y recepción de información correcta, además de que se pueden automatizar los flujos de actividades para que la gente pase más tiempo analizando los datos de la empresa y menos tiempo acomodando hojas en bodegas.
Ser digital es una demostración de liderazgo en el mercado ya que nos brinda eficiencia y rapidez ante los clientes. Los procesos de auditoría y el cumplimiento de obligaciones fiscales pueden sobrellevarse de mejor manera cuando se tiene un equipo altamente comunicado y con una elevada gobernanza de documentos.
Publicado por Latitud 21.