En el mundo digital, muchas organizaciones todavía manejan grandes cantidades de papel, aunque estos procesos son engorrosos, propensos a errores y corren el riesgo de perder o archivar incorrectamente la información. Muchas empresas no desean adoptar soluciones de captura pensando que serían demasiado costosas o complicadas.
Xerox es consciente que las organizaciones del sector salud requieren de un software de manejo y tratamiento de datos para extraer de forma automática la información, colocar metadata y ordenarla en carpetas con función de búsqueda.
Xerox trabajó con una reconocida farmacéutica a nivel mundial en un proyecto de digitalización de documentos con más de 5 millones de imágenes por año, 5% de estos estaban engrapados y contenían gráficos complejos de capturar. Además, el reto era aún más difícil debido a la humedad en algunos documentos que complicaba el proceso de digitalización.
Este manejo de información sensible y confidencial es uno de los pilares más importantes a la hora de trabajar en sectores especializados. Específicamente por los estrictos procesos de homologación y confidencialidad que requieren los archivos.
“Se utilizaron tres escáneres Xerox W130 robustos y confiables para llevar a cabo este servicio. Las soluciones ofrecen un ciclo diario de trabajo de 100,000 páginas por día, velocidad de escaneo de hasta 130 ppm, una capacidad de 500 páginas y es capaz de procesar documentos que van desde tarjetas rígidas hasta papeles A3 e incluso documentos largos de hasta 236 pulgadas”, detalló Elizabeth Bourdon, Gerente de Cuentas Estratégicas en Xerox Mexicana.
Los equipos están certificados con un conductor Visioneer Capture que permite digitalizar los documentos sin límite y sin un costo adicional para el cliente. En cambio, escáneres de otras marcas penalizan con costo adicional cuando se digitalizan más documentos de lo preestablecido. A la farmacéutica le representa unos ahorros de más del 50% de la operación que tenían anteriormente por año.
Desde el punto de vista del software, el W130 está equipado con una plataforma de software inteligente Visioneer, que incluye la aplicación Visioneer OneTouch que permite establecer con un solo botón la configuración de escaneo, los formatos, calidad de imagen, nombres y destinos de archivo.
Para completar este reto, Xerox dispuso de tres personas de planta por 36 meses para digitalizar las 15 millones de imágenes. Aunado a esto, se utilizaron joggers, dispositivos que permitieron eliminar la estática y humedad a la hora de digitalizar los documentos, con lo cual se garantizó una correcta digitalización y tratamiento de la información.
Las organizaciones de hoy en día se enfrentan a grandes retos para procesar y tener acceso a enormes cantidades de información, mayor presión por la competencia y a nuevos problemas de cumplimiento normativo que exigen una innovación a gran escala. Con los servicios de captura de Xerox las empresas de los diferentes sectores podrán avanzar en su transformación digital, potenciar a sus empleados y superar los objetivos de satisfacción del cliente.
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