Uno de los principales retos que los usuarios de impresoras o multifuncionales de oficina y hogar tienen, es mantener sus equipos o soluciones de impresión en buen estado. Es por ello que, tanto fabricantes como equipos TI recomiendan hacer un buen uso de sus equipos de impresión en la oficina.
Aunque los multifuncionales e impresoras no requieren de una atención excesiva para su cuidado, si demandan algunos cuidados especiales para trabajar bien y hacer que su vida útil se prolongue durante mucho más tiempo, y que no se sufra algún contratiempo en el momento que más lo necesitemos, de lo contrario, se puede perder calidad en impresiones y la funcionalidad del equipo puede acortarse.
Por ello, hay que tener en cuenta una serie de consejos para conservar los equipos de impresión tan funcionales como desde su primer uso y extender su vida promedio.
- Mantenimiento preventivo: como su nombre lo indica, se realiza para prevenir posibles problemas de impresión, mala calidad o fallas en los componentes electrónicos del equipo. Un mantenimiento completo consiste en la limpieza general del dispositivo, calibración y prueba de cabezales, revisión de tóner o cartuchos, pruebas de impresión y, reemplazo de piezas dañadas. Dependiendo de su uso será la periodicidad con la que se necesite el mantenimiento. Esto es, de uso rudo como en las empresas lo recomendable es hacerlo cada 3 meses; uso medio (oficinas) cada 6 meses, y de poco uso (hogar) una vez al año.
- Limpieza: la limpieza de una impresora es vital tanto nivel interno como externo. Al igual que cualquier otro dispositivo electrónico necesita de un cuidado regular, del que forman parte las revisiones periódicas, el cambio de piezas por impresiones o la limpieza de los cartuchos. Esto permitirá que el polvo o la suciedad no afecten la calidad de impresión, así como el posible atasco de hojas. Del mismo modo, se recomienda la limpieza del entorno donde se instala el dispositivo para evitar que afecte el tóner y produzca impresiones sucias y poco claras.
- Capacitación del usuario: en muchas de las ocasiones las respuestas a los problemas de los equipos de impresión están en los manuales del producto, por lo que se recomienda leerlo antes de consultar a un técnico. Sin embargo, los nuevos equipos de impresión y multifuncionales cuentan con nuevas herramientas y tecnologías para lo cual los usuarios deben recibir una capacitación para su correcto uso y potencializar así su trabajo en la oficina, empresa u hogar. Los proveedores de impresión brindan cursos de capacitación a los usuarios cuando se realiza una compra o renta de algún equipo.
- Consumibles originales: aunque en el mercado cada vez hay más opciones de “marca blanca”, las pruebas a ciegas demuestran que los consumibles originales del fabricante ayudan a prolongar la vida de los equipos de impresión. La utilización de consumibles falsos cancela la garantía de los productos y daña severamente el sistema de impresión, obteniendo resultados negativos en el proceso final. De esta forma, recomendar tanto cartuchos como tóner de primera es un buen consejo para mantener a salvo los equipos y evitar daño, malas impresiones o desaprovechamiento del consumible. Lo barato cuesta caro.
- Cuidado en seguridad: es importante también, mantener la protección activa en las impresoras, sobre todo en las multifuncionales que ahora brindan tecnología en los flujos y procesos de trabajo con conectividad Wifi, en los que la información se guarda en la nube, dando la posibilidad de que cualquier persona o cibercriminal pueda robar datos o desconfigurar el equipo.
La mayoría de las fallas de los equipos de impresión y multifuncionales se debe al mal uso de éstos y no realmente por defectos de fábrica. Es por ello que, el objetivo de la práctica o seguimiento de estos consejos es que los dispositivos funcionen de manera adecuada, tengan una vida útil más prolongada, que jamás fallen en los momentos con más carga de trabajo, y que respondan a las exigencias de los usuarios.
Finalmente, siempre es importante acercarte a un proveedor experto en tecnología para oficinas que tienen planes de servicios administrados de impresión hechos a la medida, y que tienen altos estándares de calidad y servicio al cliente.
Publicado por NEO.