Cada día, alguien necesita escanear o realizar una copia de algo. Por ello, las impresoras multifuncionales (MFP, por sus siglas en inglés) continúan desempeñando un trabajo en la oficina moderna, y ese trabajo se llama “asistente de oficina”, el cual puede ocuparse mejor de los documentos y ayudar con la digitalización, la contratación, el servicio al cliente, el cierre de ventas y la apertura de cuentas.
Este par de manos adicional digitaliza y acepta los documentos y los canaliza a los flujos de trabajo indicados. El punto de llegada se convierte en el punto de partida para la transformación digital, la cual puede comenzar con el MFP.
De acuerdo con Carro Ford, Content Marketing de Xerox, las aplicaciones listas para usarse resuelven problemas específicos y conocidos. En muchos casos, ya existen soluciones para lo que se desea hacer, pero ¿cómo y dónde se encuentran?, se podría comenzar por la Galería de Aplicaciones de Xerox para ver qué aplicaciones están disponibles actualmente y cuáles se actualizan de forma periódica.
También existen excelentes aplicaciones personalizadas para flujos de trabajo de documentos complejos o únicos. Para ello, el desarrollador de aplicaciones personalizadas comenzará a trabajar con la organización para definir un enunciado de trabajo por medio de una herramienta de mapeo de flujo de trabajo para crear la aplicación.
El enunciado de trabajo y el proceso de mapeo de flujo de trabajo abarcan los siguientes temas:
- ¿Qué función tiene este documento en la empresa o el departamento y qué debo hacer con él?
- ¿Cuáles son los pasos en el flujo de trabajo actual?
- ¿Quién interviene en el flujo de trabajo y los documentos?
- ¿Qué pasos podemos eliminar con la aplicación?
- ¿Qué pasos podemos automatizar?
- ¿La aplicación se encuentra solo en la impresora multifunción o se enlaza a diferentes programas, servidores o programas en la nube?
- ¿Qué programas necesitan interactuar con esta aplicación?
“Estos procesos pueden ser complejos, y cuando la gente evalúa el tipo de asistente de oficina o tecnología de impresión que necesita, no siempre los toma en cuenta”, explica Paul Miller, experto en soluciones y aplicaciones de Xerox. “Estas aplicaciones despiertan esa curiosidad por buscar y abren la posibilidad de generar eficiencias reales”.
Publicado por Infochannel.